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| Conservazione sostitutiva |
Vediamo ora le principali regole tecnico/legali che permettono la dematerializzazione degli archivi documentali:
I documenti sostituibili
Uno degli aspetti più
importanti è la distinzione, chiave per l'iter della
dematerializzazione, fra originali «unici» e «non unici». Per i secondi,
la maggior parte di quelli nominati, potendosi risalire al loro
contenuto attraverso altre scritture o documenti conservati
obbligatoriamente anche da terzi, non è necessaria la collaborazione di
un pubblico ufficiale; unici invece, ad esempio, i libri sociali per le
parti non risultanti da verbale notarile o non depositate al Registro
delle imprese.
Ulteriore particolarità,
sempre in tema di oggetto della digitalizzazione, è quella dei documenti
doganali: ad essi, per esplicita previsione, non può applicarsi il dm
23/01/04 e, quindi, non sarebbero suscettibili di conservazione
sostitutiva.
Le fasi della conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva
di documenti analogici non prevede, differentemente dal caso degli
informatici ab origine, tempi stringenti: fino a quando il processo non è
completato, infatti, il contribuente mantiene il cartaceo non
pregiudicando così il potere di controllo dell'amministrazione
finanziaria. La conservazione sostitutiva, inoltre, può essere limitata a
una o più tipologie di documenti; deve in ogni caso assicurare l'ordine
cronologico e riferirsi all'intero periodo d'imposta.
Il primo step consiste, ai
sensi dell'art. 4 del dm 23/01/04, nella memorizzazione: è necessario,
ossia, formare una copia digitale del documento. Una prima soluzione
consiste nella scansione, facendo particolare attenzione a risoluzione e
profondità di colore; l'alternativa consiste, qualora il cartaceo sia
generabile mediante computer, nel reindirizzare la sua stampa su file.
Nel caso delle fatture d'acquisto, ad esempio, sarà necessaria la
scansione; nel caso di quelle emesse o del libro giornale, invece, si
potrà evitare l'acquisizione ottica salvando direttamente nel formato
d'archiviazione. La copia digitale dovrà, in ogni caso, essere statica e
rappresentare fedelmente il cartaceo; discussa è la necessità
dell'apposizione, appunto in sede di memorizzazione, di riferimento
temporale e firma digitale necessari, invece, per i documenti
informatici ab origine. Il secondo passaggio è quello
dell'archiviazione. Non basta avere una fedele rappresentazione digitale
dei documenti, è necessaria una loro organizzazione logica tale non
solo da rintracciarli ed esibirli bensì capace di effettuare ricerche ed
estrazioni in relazione al cognome, nome, denominazione, codice
fiscale, partita Iva, data e loro associazioni. Ci si dovrebbe affidare,
in definitiva, a un vero e proprio software di gestione documentale in
grado di estrarre, magari grazie all'ausilio di tecnologie ocr, ed
elaborare tali informazioni anche da file che potrebbero pure essere
esclusivamente in bitmap.
Il terzo e ultimo passaggio è
quello della conservazione. Consiste, citando il secondo comma
dell'art. 2 del dm 23/01/04, nella «sottoscrizione elettronica» e nella
«apposizione della marca temporale [_] sull'insieme dei predetti
documenti ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le
impronte dei documenti o di insiemi di essi da parte del responsabile
della conservazione». Si può quindi scegliere se firmare e marcare
l'insieme dei documenti oppure una o più impronte da questi derivate: la
seconda soluzione sarà indubbiamente preferita poiché strumentale
all'adempimento di cui all'art. 5 del decreto in parola.
La distruzione dei documenti
cartacei potrà avvenire solo al completamento, nel rispetto di quanto
disposto dall'art. 4 del dm 23/01/04, della procedura appena illustrata.
Il contribuente dovrà comunque garantire l'integrità nel tempo
dell'archivio informatico, quantomeno per il termine di dieci anni
previsto dalla disciplina civilistica.
CD Bergamo sta analizzando diverse soluzioni che risolvono le problematiche di dematerializzazione e conservazione, ed una di esse è la soluzione proposta da Alfresco.
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