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| Conservazione sostitutiva |
Vediamo ora le principali regole tecnico/legali che permettono la dematerializzazione degli archivi documentali:
I documenti sostituibili
Uno degli aspetti più
importanti è la distinzione, chiave per l'iter della
dematerializzazione, fra originali «unici» e «non unici». Per i secondi,
la maggior parte di quelli nominati, potendosi risalire al loro
contenuto attraverso altre scritture o documenti conservati
obbligatoriamente anche da terzi, non è necessaria la collaborazione di
un pubblico ufficiale; unici invece, ad esempio, i libri sociali per le
parti non risultanti da verbale notarile o non depositate al Registro
delle imprese.
Ulteriore particolarità,
sempre in tema di oggetto della digitalizzazione, è quella dei documenti
doganali: ad essi, per esplicita previsione, non può applicarsi il dm
23/01/04 e, quindi, non sarebbero suscettibili di conservazione
sostitutiva.
