La Conservazione Sostitutiva è un vero e proprio istituto giuridico, introdotto nella nostra legislazione, con enorme anticipo su tutti paesi europei, sul finire degli anni sessanta.
E' definibile come l'equiparazione di un documento legale/informatico al suo omologo legale/carteceo; a questa stregua, se i documenti informatici presentano tutte le caratterisitiche richieste dalla legge, il ciclo cartaceo può essere abbandonato a favore di quello informatico.
A partire dal 1968 il nostro legislatore stabilì che le aziende potevano sostituire i documenti cartacei che hanno obbligo di conservazione quinquennale o decennale, con fotografie degli stessi sia positive che in negativo.
Ancora oggi, pur essendo cambiati i termini della conservazione sostitutiva, e potendo utilizzare gli strumenti informatici, la nostra legislazione in materia conserva il suo vantaggio a livello europeo, tanto la CE guarda alla legislazione italiana come esempio e stimolo per una futura normazione della materia a livello europeo.
La Conservazione Sostitutiva, senza ora voler entrare nel merito tecnico del suo funzionamento, permette dunque alle aziende di eliminare in toto sia il ciclo cartace attivo (l'emissione delle fatture di vendita) che quello passivo (l'archiviazione delle fatture di acquisto).
I motivi per abbandonare il ciclo cartaceo sono molteplici:
1. lo spazio: è evidente che la conservazione cartacea dei documenti occupa degli spazi in azienda, che potrebbero essere utilizzati per altri scopi e diventare quindi spazi produttivi e non solo conservativi
2. le stime dicono che il lavoro di archiviazione per la sua gestione da parte delle risorse umane coinvolte, pesi sul costo totale per il 40%. l passaggio dal processo analogico al processo digitale consente quindi un significativo taglio, che aggiunto ad un incremento dell’efficienza, genera maggiore competitività .
3. i costi di materiale per il ciclo cartaceo, che spesso sfuggono: carta, toner, cartucce, faldoni, costi di spedizione dei documenti cartacei, et. incidono per il 60% sul costo di archiviazione!
4. un occhio all'ambiente: va considerato anche l'impatto ambientale del ciclo cartaceo, quindi la produzione della carta, dei toner e degli inchiostri, la produzione di un enorme quantitativo di rifiuti, i costi energetici per la gestione della stampa, etc.
Per tutte queste ragioni l’introduzione del processo digitale e della conservazione non più procrastinabili.
Anche in questo campo CD Bergamo è attiva nel cercare partners sicuri ed affidabili, in grado di gestire tutta l'offerta, dalla consulenza fino alla soluzioni di eventuali problemi nella gestione del ciclo informatico.
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