Organizzazione aziendale: i dati aziendali

Ormai tutte le aziende sanno molto bene che i dati aziendali, o meglio, i database che li contengono sono una parte fondamentale dell'azienda, se non il cuore dell'azienda stessa.

E' un dato di fatto che un database ben profilato costituisca un valore aziendale non indifferente; alcuni studi indicano che un DB, può arrivare ad avere un valore di 8-10 euro per singolo record!

Diventa subito evidente che l'azienda deve adoperarsi per mantenere in corretto stato, mettere al sicuro e possibilmente arricchire un asset che ha quest'importanza.

D'altro canto è vero che un'azienda ha anche un'altra vasta quantità di dati, sotto forma di files di vario tipo, variamente distribuiti nelle rete informatica, spesso in maniera caotica. Se dunque il DB è importante, non meno può esserlo anche questa ingente massa di dati. Cosa fare per evitare di perdere informazioni importanti?

1. Organizzazione del lavoro: l'azienda, anche quella piccola, deve dare un organigramma da cui possano essere subito compresi i compiti e le responsabilità di chiunque abbia rapporti con i dati aziendali, siano essi in formato elettronico che cartaceo.

2. Organizzazione informatica: si tratta di fare un semplice funzionigramma che dica quali sono le periferiche aziendali, quali dati ci sono all'interno e qual'è la loro funzione; a questo può essere accompagnata anche la riorganizzazione delle cartelle condivise e delle policy aziendali per il naming dei files e delle cartelle.

3. Regolamentazione: dotarsi di un regolamento interno (peraltro obbligatorio) che preveda le procedure di salvataggio, copia, cancellazione, etc. dei dati, e che indichi in modo chiaro le modalità di utilizzo degli strumenti telematici aziendali, siano essi pc, tablet, smartphone o telefoni, in modo che ogni singolo dipendente sia pienamente consapevole e responsabile di ciò che sta facendo.

4. Formazione: formare il personale sulle procedure per il trattamento dei dati aziendali significa aver fatto la maggior parte del lavoro ed avere anche un'azienda che rispetta la compliance con la normativa Privacy, che in quest'ottica diventa un "accessorio" di facile gestione, essendo di fatto già compreso nelle mansioni dei singoli utenti.

In conclusione, la Direzione Aziendale, nella visione sopra descritta dovrebbe decidere quali sono i dati essenziali, chi e come deve trattarli e quali devono essere le policy per un eventuale ripristino ed il suo tempo massimo (ricordate il mio precedente articolo su RPO e RTO?).

Poche decisioni, formazione del personale e differenti livelli di delega per tipo di funzione: questa è la visione di CD Bergamo per un'azienda dinamica e vincente.